ứng dụng quản lý nhà hàng – quán ăn: Những điều cần biết

quản lý nhà hàng đã phát triển trong vài năm qua và do sự thay đổi công nghệ, điều quan trọng đối với những người làm trong ngành nhà hàng&khách sạn phải luôn cập nhật thông tin. Luôn cập nhật các tính năng và hệ thống của bạn là một phương pháp tuyệt vời để hợp lý hóa hoạt động, giảm chi phí và tăng doanh số bán hàng hàng ngày của bạn bằng cách thu hút nhiều người hơn.

Nếu đang trong giai đoạn bắt đầu tìm kiếm hệ thống quản lý nhà hàng, bạn có thể có nhiều câu hỏi hoặc thắc mắc. Bạn cũng có thể không chắc nên bắt đầu từ đâu. Bắt đầu bằng cách xem xét năm câu hỏi quan trọng, sau đó đi sâu hơn vào việc đánh giá yêu cầu cụ thể của bạn.

Khi đặt món xung quanh hệ thống quản lý nhà hàng, hãy tự hỏi:

Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?
Tại sao bạn cần phần mềm quản lý nhà hàng?
Phần mềm quản lý nhà hàng cần bao gồm những tính năng gì?
Phần mềm quản lý nhà hàng giá bao nhiêu?
Những loại hình nhà hàng nào cần phần mềm quản lý nhà hàng?

Khi bạn đánh giá năm câu hỏi trên, hãy bắt đầu suy nghĩ về loại nhà hàng cụ thể của bạn cũng như các mục tiêu và yêu cầu của nó. Mặc dù hệ thống quản lý nhà hàng toàn diện nhất có thể hấp dẫn bạn mua hàng, nhưng bạn có thể không thực sự cần nó. Mặt khác, bạn có thể thiết lập một hệ thống không có đủ những gì bạn yêu cầu. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể xác định chính xác những gì bạn cần?

Hãy xem xét kỹ hơn những câu hỏi này và hãy cùng xem xét những điều cơ bản về phần mềm nhà hàng hiện có!

1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Theo định nghĩa, hệ thống quản lý nhà hàng là thứ giúp bạn vận hành và quản lý nhà hàng của mình. Phần chính của công nghệ này là một hệ thống POS. POS, hay còn gọi điểm bán hàng hoặc thu ngân, là xử lý ra giao dịch giữa người bán và khách hàng. Nhiều chủ nhà hàng lần đầu tiên tham gia trải nghiệm phần mềm chọn bắt đầu với hệ thống POS nhà hàng, nhưng tùy thuộc vào nhu cầu của nhà hàng, bạn có thể xem xét các tính năng bổ sung để kết hợp.

Bạn có thể tự đặt câu hỏi: hệ thống POS nhà hàng tốt nhất cần trải nghiệm là gì? Có nhiều yếu tố cần xem xét, chẳng hạn như:

  • Quyết định giữa hệ thống truyền thống và hệ thống di động. Hệ thống POS truyền thống bao gồm máy tính thu ngân được đặt bên trong nhà hàng của bạn, trong khi hệ thống POS di động sử dụng nhiều thiết bị di động như iPad được chạy phần mềm dựa trên nền tảng đám mây.
  • Chọn một hệ thống POS cung cấp nhiều tính năng. Nếu bạn cần một hệ thống có thể tùy chỉnh dễ dàng cho nhà hàng của mình, bạn có thể cân nhắc chọn một hệ thống mạnh mẽ hơn cung cấp các tính năng như theo dõi hàng tồn kho, quản lý bàn và đơn đặt hàng, bảng chấm công của nhân viên và tích hợp CRM.
  • Khả năng xử lý thanh toán, tích hợp máy in Bill và dễ sử dụng. Nếu bạn muốn hệ thống POS của mình mang lại lợi ích cho quản lý, nhân viên và khách hàng, bạn nên có một hệ thống POS nhà hàng hợp lý hóa quy trình cho cả ba nhóm. Ban quản lý có thể dễ dàng sắp xếp ca làm việc, trong khi máy chủ có thể nhận đơn đặt hàng, xử lý thanh toán và dễ dàng giao tiếp và khách hàng có thể tận tương tác dễ dàng.

Điều quan trọng là phải cân nhắc sử dụng một hệ thống POS cung cấp nhiều tính năng quản lý nhà hàng. Làm như vậy có thể tổng hợp dữ liệu của bạn tại một nơi, giúp dễ dàng quản lý và truy cập thuận tiện hơn. Vẫn cần một số yêu cầu cao hơn? Hướng dẫn phần mềm POS nhà hàng này có thể giúp bạn hình dung rỏ ràng.

2. Tại sao bạn cần phần mềm quản lý nhà hàng?

Các hoạt động hàng ngày để điều hành một nhà hàng có thể cần xử lý nhanh chóng, và nhiều trách nhiệm quan trọng đổ lên vai chủ sở hữu hoặc người quản lý. Ngoài việc quản lý hệ thống POS, các nhà quản lý nhà hàng phải đối mặt với một số khó khăn và trách nhiệm hàng ngày, chẳng hạn như:

  • Vốn hoạt động của tổ chức
  • Quản lý mặt bằng, bàn ăn, bếp
  • Quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận
  • Quản lý ca làm việc của nhân viên
  • Quản lý chi tiêu và sổ quỹ hằng ngày

Sử dụng hệ thống quản lý nhà hàng, bạn có thể dễ dàng đơn giản hóa các công việc này. Ví dụ: nếu một nhân viên báo ốm và tìm đồng nghiệp để thay ca, họ có thể dễ dàng đăng nhập vào tài khoản của mình trong hệ thống POS và gửi thông báo cho nhóm rằng họ cần được xử lý cho ca làm việc của mình. Sau khi đồng nghiệp khác đồng ý nhận ca làm việc, họ có thể hoàn thành việc hoán đổi mà không cần thông qua quản lý. Điều này tiết kiệm thời gian và rủi ro cho mọi người.

Tương tự, nếu tiền boa của nhân viên không được xử lý chính xác, bạn có thể sử dụng hệ thống POS dễ dàng hơn để phân phối tiền boa cho đúng nhân viên từng khu vực.

Đảm bảo rằng bạn có một cách thích hợp để quản lý tất cả các trách nhiệm trên (và thậm chí nhiều hơn nữa) và rất quan trọng là việc không có một hệ thống hiệu quả có thể ảnh hưởng đến thành công của bạn với tư cách là một doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao bạn bắt buộc phải có một phần mềm quản lý nhà hàng hiệu quả với các tính năng phù hợp nhu cầu của bạn.

3. Phần mềm quản lý nhà hàng cần bao gồm những tính năng gì?

Nhìn chung, một số tính năng cơ bản mà một hệ thống quản lý nhà hàng nên có. Mặc dù các tính năng bạn chọn phụ thuộc vào quy mô nhà hàng và nhu cầu cụ thể của bạn, nhưng hãy tập trung đến các cụ thể sau, vì chúng có thể ảnh hưởng rất lớn đối với hoạt động hàng ngày của nhà hàng:

Một hệ thống (Thu ngân)POS của nhà hàng.

Phần mềm quản lý của bạn nên có hệ thống thu ngân riêng. Đây là nền tảng của hệ thống quản lý nhà hàng của bạn và là chìa khóa để vận hành trơn tru.

Một loại hệ thống POS, như đã đề cập ở trên, là mPOS (điểm bán hàng di động), giao tiếp giữa thiết bị di động và cập nhật đồng bộ tất cả dữ liệu cần thiết. MPOS dễ dàng cài đặt hơn và dễ dàng cập nhật một cách trực quan hơn. Khi tìm hiểu thêm về các hệ thống mPOS, bạn có thể xem xét các ứng dụng iPad POS, phần mềm này đơn giản hóa quy trình của bạn, về mặt tạo đơn đặt hàng, thanh toán thuận tiện, quản lý tốt và thông tin xuống bếp.

Theo dõi món ăn, nguyên vật liệu và tồn kho

Với tính năng theo dõi hàng tồn kho, bạn có thể kiểm tra lượng nguyên liệu sẵn có, cũng như nguyên liệu nào sắp hết nhanh hơn những nguyên liệu khác và những nguyên liệu nào cần được dự trữ với số lượng lớn. Điều này giúp hợp lý hóa quy trình của bạn và cho phép bạn đặt hàng hiệu quả hơn với nhà cung cấp của mình.

Quản lý bàn và đơn hàng

Với tính năng quản lý bàn, bạn có thể sắp xếp vị trí bàn của nhà hàng để quản lý tạo đơn hàng chính xác, theo dõi các đơn đặt hàng đang xử lý và xếp chỗ cho khách hàng một cách hiệu quả. Với tính năng quản lý đơn hàng, bạn có thể chuyển bàn nhanh chóng, tách hóa đơn, thay đổi giá và các yêu cầu khác.

Lên ca làm việc cho nhân viên

Ngoài việc theo dõi năng suất làm việc của nhân viên theo ca, bạn có thể chọn phần mềm nhà hàng cho phép nhân viên quản lý ca làm việc của họ, chẳng hạn như khi họ cần một đồng nghiệp khác hỗ trợ họ. Thay vì thông qua quản lý, hãy cho phép họ hoán đổi ca trực khi cần thiết thông qua phần mềm quản lý nhà hàng.

Tích hợp CRM

Chọn một hệ thống quản lý nhà hàng có tích hợp với CRM hoặc có dữ liệu có thể xuất dễ dàng. Với mãng CRM được tích hợp, bạn có thể tiếp tục phân tích dữ liệu khách hàng của mình một cách thuận tiện và chi tiết, hoặc nếu bạn chọn một hệ thống cho phép bạn xuất dữ liệu, bạn sẽ có thể dễ dàng tận dụng tối đa những gì bạn cần, và bạn mong muốn.

Các chức năng liên quan tiếp thị và Reward & Coupon.

Các công cụ tiếp thị có sẵn hoặc có thể tích hợp vào hệ thống của bạn, chẳng hạn như các chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết. Bạn có thể cho phép khách hàng đăng ký và kiếm phần thưởng thông qua chương trình khách hàng thân thiết của nhà hàng và nếu bạn theo dõi xu hướng của những gì họ đang tiêu dùng, điều này sẽ mang lại cho bạn cơ hội cung cấp ưu đãi cho những mặt hàng đó và khuyến khích họ quay lại nhà hàng.

Thiết lập menu dễ dàng.

Quản lý menu nhà hàng theo cách bạn muốn! Chọn các món trong thực đơn, giá cả, thành phần và phương thức thanh toán và để thực đơn xoay vòng trong ngày cho các khoảng thời gian ăn khác nhau. Luôn cập nhật mọi thứ và kết hợp các tính năng hấp dẫn như đặc biệt hàng ngày và giờ khuyến mãi. Cho phép nhân viên phục vụ truy cập thực đơn cập nhật mới nhất khi họ nhận đơn hàng hoặc cho phép khách hàng truy cập nếu họ tự sử dụng máy tính bảng cho đặt món.

Báo cáo chi tiết

Yêu cầu trích xuất báo cáo bán hàng cụ thể hoặc báo cáo thành phần nguyên liệu? Công việc không vấn đề gì! Chọn một phần mềm quản lý nhà hàng cho phép bạn tải xuống các báo cáo chi tiết theo cách bạn cần. Kiểm tra doanh số bán hàng theo thời gian thực dù bạn ở đâu.

Hỗ trợ kỹ thuật.

Kiểm tra để đảm bảo bạn được cấp quyền kết nối với đội hỗ trợ kỹ thuật, nếu bạn cần khắc phục bất kỳ sự cố nào phát sinh. Hãy hỏi về điều này khi sử dụng một phần mềm nhà hàng.

Tích hợp.

Chọn phần mềm nhà hàng cho phép tích hợp với một số loại hệ thống của bên thứ ba. Ví dụ: chọn một hệ thống có thể tích hợp với phần mềm kế toán tốt nhất,  cũng như phần mềm quản lý nhà bếp và CRM. Khả năng tích hợp cũng là một cơ hội tuyệt vời để tăng thêm sự tiện lợi, vì bạn có thể kết hợp các công cụ mà bạn đã sử dụng và quen thuộc.

4. Phần mềm quản lý nhà hàng giá bao nhiêu?

Chi phí của phần mềm nhà hàng khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn cần. Một số hệ thống quản lý nhà hàng nhẹ sẽ yêu cầu khoản chi phí thấp, trong khi các công cụ mạnh mẽ hơn có thể bỏ ra khoản đầu tư lớn hơn khi bạn bắt đầu đi vào hoạt động. Bổ sung phần cứng, chẳng hạn như máy tính bảng hoặc máy tính tiền, cũng sẽ tăng thêm chi phí.

Có một số yếu tố cần lưu ý khi bạn xem xét các tùy chọn định giá: loại giấy phép, chi phí hệ thống POS nhà hàng và bất kỳ chi phí bổ sung nào bạn có thể phải chịu.

Phân loại phí dịch vụ cho phần mềm quản lý nhà hàng.

Chi phí cho hệ thống quản lý nhà hàng của bạn trước tiên sẽ phụ thuộc vào các phí dịch vụ:

Phí một lần có nghĩa là một khoản phí lớn được trả trước để sử dụng phần mềm vô thời hạn. Điều này dẫn đến chi phí định kỳ thấp hơn, mặc dù chi phí ban đầu cao hơn.

Phí đăng ký cho phép bạn trả một khoản phí hàng tháng hoặc hàng năm nhỏ hơn khi bạn sử dụng dịch vụ. Chi phí trả trước thấp hơn, nhưng chi phí định kỳ cao hơn.

Chi phí hệ thống thu ngân(POS).

Ngoài việc hiểu rõ loại tùy chọn về phí dịch vụ, bạn cũng nên biết sự khác biệt giữa chi phí cho các hệ thống máy POS sẽ được cài đặt cục bộ hoặc dựa trên lưu trữ đám mây. Phần mềm POS được cài đặt cục bộ thường sẽ có phí dịch vụ một lần, trong khi các hệ thống dựa trên đám mây thường không tính phí dịch vụ.

Một khoản phí khác cần xem xét là phí hỗ trợ hàng tháng, áp dụng cho cả hệ thống được cài đặt cục bộ và hệ thống dựa trên nền tảng đám mây. Giá của hệ thống POS nhà hàng sẽ khác nhau, vì vậy điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu và xác định tùy chọn nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn.

Các phí bổ sung của hệ thống quản lý nhà hàng.

Có một yếu tố khác cần xem xét khi xác định bạn muốn đầu tư phần mềm nhà hàng nào: chi phí bổ sung. Đôi khi phần mềm bạn đã quyết định sẽ không có tất cả các tính năng mà bạn muốn sử dụng. Trong trường hợp này, bạn có thể cân nhắc thêm vào các tích hợp bổ sung của bên thứ ba, chẳng hạn như:

  • Công cụ tiếp thị. Một số hệ thống quản lý nhà hàng có tích hợp các công cụ tiếp thị , chẳng hạn như chương trình khách hàng thân thiết, nhưng bạn có thể quyết định muốn sử dụng tích hợp bên thứ ba cung cấp nhiều công cụ và dễ dàng hơn. Điều này sẽ tăng chi phí của bạn.
  • Quản lý hàng tồn kho. Không phải tất cả phần mềm nhà hàng đều tích hợp sẵn các chức năng kiểm soát hàng tồn kho và điều này cũng có thể yêu cầu tích hợp của bên thứ ba, điều này có thể làm tăng chi phí tổng thể của bạn. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải tìm kiếm các hệ thống quản lý cho phép tích hợp dễ dàng với các công cụ khác.
  • Chi phí Setup và đào tạo. Khi xác định những gì bạn cần cho hệ thống quản lý của mình, hãy xem xét cơ sở hạ tầng của nhà hàng. Nó lớn như thế nào? Bạn mới đi vào hoạt động, hoặc đã vận hành trong thời gian dài? Đầu tư phần mềm toàn diện có thể là một khoản đầu tư khá lớn đối với các địa điểm nhỏ, vì bạn cần phải trả tiền để cài đặt, thiết lập và đào tạo. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu, bạn nên mua một hệ thống có thể mở rộng phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng của bạn, thay vì một hệ thống phức tạp ngay từ đầu. Bằng cách này, nếu cuối cùng bạn không mở rộng đúng như kế hoạch, doanh nghiệp của bạn sẽ không bị ảnh hưởng đáng kể từ chi phí.

Khi xem xét và so sánh chi phí của các hệ thống quản lý nhà hàng, điều quan trọng là phải xem xét khả năng trong khi bạn bỏ thời gian nghiên cứu tìm hiểu. Nếu bạn lựa chọn sử dụng hệ thống toàn diện nhất, bạn có nguy cơ có quá nhiều chi phí mà bạn không bù đắp được lợi nhuận. Hãy xem những gì bạn thực sự cần cho quy mô nhà hàng của mình, và điều chỉnh các lựa chọn của bạn cho phù hợp.

5. Những loại hình nhà hàng nào cần phần mềm quản lý nhà hàng?

Có rất nhiều quán ăn ngoài thị trường, nhưng một số quán ăn trong số này có thể được hưởng lợi từ phần quản lý nhà hàng. Gói chi phí bạn mua chỉ phụ thuộc vào độ lớn và nhu cầu của bạn. Lấy ví dụ:

phần mềm quản lý nhà hàng

  • Các nhà hàng. Những nơi này bao gồm cả ăn uống bình dân và cao cấp, cũng như nhiều loại ẩm thực. Tùy thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như quy mô và địa điểm cũng như mức độ phục vụ của nó trong các thời điểm khác nhau trong ngày, một hệ thống quản lý nhà hàng là điều bắt buộc đối với sự thành công của nhà hàng.
  • Các quán Bar. Các quán bar cũng có thể cần sử dụng hệ thống quản lý nhà hàng. Luôn cập nhật số lượng rượu và nguyên liệu sẵn có, cũng như các tab quầy bar, là chìa khóa để làm cho khách hàng hài lòng và giúp quy trình của bạn trở nên liền mạch. Sử dụng hệ thống POS quầy bar cho phép bạn luôn ngăn nắp và chuẩn bị cho các máy chủ và nhân viên pha chế của bạn. Đặt biệt là hệ thống quản lý phiếu gửi Rượu (Wine keeping – Quản lý rượu gửi)
  • Các cửa hàng kem. Đừng để kem của bạn bị chảy vì phục vụ chậm. Theo dõi hương vị nào đang bán chạy và duy trì hoạt động của các đơn hàng nhanh chóng bằng cách sử dụng hệ thống POS hiệu quả được thiết kế riêng cho loại hình kinh doanh độc đáo này.
  • Cửa hàng Bánh pizza. Giảm thiểu số lượng sai lầm và sửa chữa những phần trên với phần mềm hữu ích theo dõi đơn đặt hàng của bạn và hệ thống POS bán pizza đảm bảo độ chính xác.
  • Các xe bán hàng nhỏ trên vỉa hè. Bán thực phẩm vỉa hè cũng có thể được hưởng lợi từ hệ thống quản lý, vì chúng cho phép bạn quản lý các đơn đặt hàng của mình một cách nhanh chóng, tăng doanh thu và giảm thời gian chờ đợi trong quá trình chế biến. Thậm chí, một hệ thống POS hiệu quả có thể cho phép bạn theo dõi thông tin khách hàng và gửi tương tác trên Facebook để duy trì kết nối với khách hàng.

Các địa điểm ăn uống khác, chẳng hạn như tiệm bán rượu vang, quán cà phê hay quán Bia, cũng cần hệ thống quản lý nhà hàng và việc tìm kiếm địa điểm phù hợp với bạn bao gồm việc xem xét loại nhà hàng bạn đang điều hành và quyết định chính xác những tính năng bạn cần , cũng như những gì bạn không cần.

Khi công nghệ thông tin phát triển, phần mềm quản lý nhà hàng cũng phát triển cùng với nó. Đặt những câu hỏi này và thực hiện nội dung tham khảo trên là một cách tốt nhật để tự tìm hiểu về các lựa chọn các giải pháp quản lý nhà hàng của aina. Tuy nhiên, bạn cũng cần xem xét quy mô nhà hàng, giờ bận rộn, mục tiêu và nhu cầu hàng ngày của nhà hàng. Với thông tin đó, bạn có thể điều chỉnh lựa chọn phần mềm nhà hàng phù hợp với địa điểm của mình và đảm bảo bạn đang nhận được những gì mình cần với mức giá phù hợp nhất.

Giờ đây bạn đã có thể có quyết định của mình, Hãy liên lạc với chúng tôi để lựa chọn các giải pháp dành riêng cho phần mềm quản lý nhà hàng mà bạn mong muốn!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *